Laporan

Laporan ditulis untuk khalayak yang spesifik untuk mencapai tujuan tertentu. Jenis laporan tertulis harus hati-hati dipilih berdasarkan situasi dan harus diidentifikasi dalam judul dan pendahuluan.

DEFINISI LAPORAN
Secara Umum

• Laporan adalah penyampaian informasi.

Secara Khusus

• Laporan merupakan komunikasi tertulis maupun lisan untuk menyampaikan sesuatu maksud kepada pihak yang disarankan.

• Laporan merupakan dokumen yang memberikan informasi, melaporkan penemuan, mengemukakan ide dan ketentuan tentang sesuatu obyek untuk pembaca tertentu.

FUNGSI LAPORAN

• Menyampaikan informasi tentang

 Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu kegiatan, berita, proyek
 Proses, keadaan sesuatu kejadian, berita, proyek
 Bahan catatan untuk rujukan yang akan datang/berikutnya

• Membuat kesimpulan tentang

 Proses sesuatu perkara, proyek

• Menjelaskan sebab dan akibatnya (keberhasilan atau kegagalan sesuatu kegiatan, proyek)

 Penemuan/Hasil sesuatu kegiatan, kajian/evaluasi

• Menyampaikan ide dan atau rekomendasi terhadap

 Pembuatan penilaian tentang tahap pencapaian/ kegagalan sesuatu kegiatan, proyek.
 Pemberian ide untuk penyelesaian suatu masalah
 Persiapan khusus untuk penyelesaian suatu masalah

KUALITAS LAPORAN
Kualitas suatu laporan dapat dinilai melalui prinsip 5C+1P

• BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE)

 Data, fakta dan informasi yang betul, tepat dan accountable (stand by your statement, e.g. on figures and facts)
 Menggunakan data terbaru
 Data terdahulu dijadikan/digunakan sebagai perbandingan

• PADAT (CONCISE)

 Ditulis secara ringkas sesuai ketentuan
 Ringkas tetapi padat, mencakupi semua kegiatan yang perlu dilaporkan

• LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE)

 Mempunyai data, fakta dan informasi yang lengkap
 Lampiran yang perlu, disertakan
 Ada sinopsis/ringkasan,
 Menyatakan bahan-bahan rujukan (daftar pustaka)

• JELAS (CLEAR)

 Diuraikan secara jelas
 Menggunakan bahasa yang mudah difahami
 Mengikut urutan yang logis (logical sequence)
 Sistematika yang baik dan menarik (layout)
 Ilustrasi yang menarik dan semacamnya.

• MEYAKINKAN (CONVINCING)

• Untuk mendapat dukungan/pertimbangan.
• Digunakan semua asas/sebab/alasan (argument) yang perlu untuk meyakinkan.

• SOPAN (POLITE)

• Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang bersesuaian, tidak keras.

PENGGUNAAN BAHASA

1. Bahasa Indonesia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggris disertakan.
2. Menggunakan ejaan yang telah disempurnakan.
3. Istilah teknik atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya

• Penjelasan di antara kurung buka dan kurung tutup, atau

• Nota kaki/footnotes, atau
• Lampiran penjelasan istilah, dan
• Perkataan dalam Bahasa Inggris/asing ditulis miring (italic).

Perlu tahu 5W+1S:

•  Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)
•  Apa tujuan/objektif laporan (What?)
•  Jangka waktu (When?)
•  Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)
•  Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)
•  Ruang lingkup (Scope?)